专业的证书管理系统有哪些优势?

发表日期:2019-04-23 17:01:00         浏览量:930

建筑行业的各项证书代表着企业的实力,所以证书管理在企业管理中是一项极其重要的管理工作。繁琐的证书管理会使企业的人工管理成本大大增加,也会有企业对证书管理停留在EXCEL表格,认为只需借助电子表格就能完成管理工作。但其实专业的证书管理工具,能够有效保障证书的安全,弥补管理漏洞,为企业带来更多的经济效益,其中优势远大于单一的电子表格。那么我们的证书管理系统(www.henghengoa.com)在使用的时候有哪些优势呢? 


一、证书借还:

EXCEL:证书借出后需要人工出库,手动改变证书借还状态。

哼哼办公:借证时,借证人可自行登录系统挑选自己所需证书,并发起借证申请,企业可设置加入审批环节。操作完成后自动改变入库/出库状态,从而清楚了解证书动态。

 

二、证书预警:企业证书、数字证书、人员证书等不同证书的时间节点、有效期等都各不相同,所以管理方式有所不同。

EXCEL:无智能化证书提醒及预警功能

哼哼办公:用户可自行设置证书预警,有站内消息、手机短信提醒等方式,设置提醒对象、证书到期期限提醒、查看后续办理手续等,从而杜绝了证书过期及相关后续问题。

 

三、证书查找:

EXCEL:需要手动建立表格,根据现有列表搜索相关证书

哼哼办公:证书文件柜功能,可帮助证书管理员在相应栏目存放证书,快速查找,清楚了解证书的相应存放位置。

 

四、证书配置:

EXCEL:查询证书使用状态及有效期时需要手动搜索

哼哼办公:用证人员可根据自己的用证需求,自行通过系统搜索配置符合自己需求的证书,还可一键生成证件类型、专业、社保所在地、数量等。查询到相应的证书后,同时会显示相关的有效期及是否在其他项目上的使用状态。

 

四、行业关于人员证书的新闻:

EXCEL:作为单纯office办公软件,无智能化功能及界面

哼哼办公:定期更新建筑行业相关的人员证书新闻,例如全国性相关的政策变化等。方便使用者随时关注人员证书新闻,时刻把握建筑行业动态。

 

五、证书分类统计及管理

EXCEL:需要人工建立分类表格,手动输入证书信息

哼哼办公:账户对企业人员及其证件的统一集中管理,采用线上线下相结合的模式,在系统上查询位置,到线下对应的文件柜取拿,方便快捷,管理分类有条理,查找精确。

 

六、考试管理

EXCEL:证书到期无提醒功能,无法提醒相关人员进行继续教育

哼哼办公:新增考试管理功能,清楚显示人员的相关考试证书状态(有效期)、准考证准考证领取时间及考试时间等,便于证书管理员对即将过期的证书组织人员进行相应的继续教育管理。